Você abriu uma empresa voltada para o ramo de contábeis utilizando toda sua coragem e empreendedorismo. Agora, chegou uma das etapas mais importantes na hora de pensar na administração de sua empresa: a escolha de uma empresa de tecnologia. 

Vale a pena terceirizar a TI de sua empresa? Vamos descobrir e como a WS Tech pode te ajudar.

A tecnologia da informação nos escritórios de contabilidade possui uma fundamental importância na gestão segura dos dados. Entretanto, os contadores encontram dificuldades relacionadas à TI que podem comprometer o trabalho que realizam.

A primeira delas é a falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais.Ao invés de desenvolver e implementar sistemas que possuem especificações técnicas que auxiliem na maximização da compatibilidade, o governo adota normas próprias ao atualizar seus sistemas. O resultado é a necessidade constante de atualização dos aplicativos, em especial o Java.

A segunda dificuldade de TI nos escritórios de contabilidade é lidar com a confidencialidade dos dados. A gestão de informações financeiras e contábeis deve ser feita da forma mais segura possível, com estratégias eficientes de segurança da rede. Isso envolve a integridade e a disponibilidade dos dados, que se dá por meio de um backup rápido e seguro e de manutenções rotineiras dos computadores.

Porém, nem todos os escritórios contam com uma equipe de TI para realizar essas tarefas essenciais, o que compromete a segurança dos dados. Sem a assistência rotineira aos equipamentos, pode ocorrer falhas que comprometem o trabalho.

Imagine o prejuízo de um contador que fica sem acessar um sistema contábil?

Podemos citar como problemas comuns quando se trata de TI em escritório de contabilidade:

  • Incompatibilidade de navegadores, Internet Explorer, Google Chrome, Firefox
  • Problemas com firewall
  • Problemas no conectividade social
  • Problemas no Java
  • Erros no Sped Fiscal
  • Sped Contábil
  • Falha ao acessar ECAC
  • Travamento de planilhas de Excel
  • Erros com certificado digital A1 e A3 (TOKEN)
  • Erro de impressora
  • Problemas com vírus

Com isso em mente, já é possível imaginar a responsabilidade e a importância da TI para escritórios de contabilidade. Há pouco tempo, qualquer empresa deveria ter seu próprio servidor e sua equipe de TI para cuidar da segurança dos dados, da manutenção dos computadores e de vários outros serviços relacionados à tecnologia da informação.

Com o acúmulo dessas tarefas, não havia eficiência nessa gestão, uma vez que, em geral, um escritório conta com um profissional de TI apenas. A sobrecarga e a falta de especialização em novas tecnologia (como o cloud backup) ocasionava uma gestão deficiente.

Atualmente, o gestor pode se valer das novidades do setor. Existem ferramentas de TI disponíveis no mercado que possibilitam o acesso à variação e à evolução patrimonial do contribuinte, disponibilizando dados detalhados sobre movimentações financeiras e análise de caixa. Essas informações, inclusive, são relevantes para evitar a malha fina e outros riscos com o Fisco.

E não só isso: há soluções que simulam e unificam a declaração de dois contribuintes em uma única declaração, de forma automática.

Em outras palavras, a TI para escritórios de contabilidade é fundamental para facilitar e otimizar o trabalho dos profissionais. Para isso, a melhor solução que tem sido adotada recentemente é a terceirização.

Vantagens da terceirização do TI em escritórios de contabilidade

A terceirização dos serviços de TI traz, em geral, quatro principais vantagens:

  • Redução nos custos: a empresa contratada faz uma avaliação precisa das necessidades do escritório de contabilidade e sugere soluções que se adequam à demanda. Dessa forma, não há contratação supérflua, o que reduz os custos. No mesmo sentido, a presença de profissionais especializados no assunto faz com que os contadores aumentem sua produtividade no trabalho, aumentando o lucro do escritório.
  • Segurança: profissionais especializados têm capacidade de manter adequadamente o armazenamento de dados, informações, sistemas e arquivos em datacenter, incluindo técnicas que previnem desastres e garantem a proteção da informação, como refrigeração, sistemas anti-incêndio, blindagem, soluções de antivírus, firewall, controle de acessos.
  • Crescimento: o modelo de contratação de TI para escritórios de contabilidade é escalável, especialmente quando se trata de cloud computing. O aumento do custo é proporcional ao consumo, e que por sua vez, acompanha o crescimento da empresa.
  • Qualidade: uma equipe especializada será responsável pelas atualizações automáticas, pelo monitoramento constante e imediato por acesso remoto e pelas visitas (para questões mais complexas ou acompanhamento mais próximo).

Sem surpresas, a terceirização de TI para escritórios de contabilidade agrega valor à gestão segura de dados, além de possibilitar um planejamento financeiro mais assertivo. Com a Ws Tech Soluções, que possui uma equipe especializada, a sua empresa está pronta para lidar com qualquer imprevisto.

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